Ein Lehrer meldet sich um 07:40 Uhr krank
Vierzig Minuten, um herauszufinden, wer frei ist, über vier Unterrichtsstunden zu entscheiden und die gesamte Schule zu informieren – jede Woche, irgendwo.
Das Telefon klingelt um zwanzig vor acht. Clara hat die Grippe und wird nicht kommen.
Sie haben etwa vierzig Minuten Zeit. In dieser Zeit müssen Sie wissen, welche Unterrichtsstunden betroffen sind, wer tatsächlich frei ist, um sie zu übernehmen, was mit den Stunden zu tun ist, die niemand übernehmen kann, und – der Teil, den jeder vergisst, bis es schiefgeht – wie man vierhundert Leute vor der ersten Stunde informiert.
Das passiert jede Woche in jeder Schule. Es ist kein Ausnahmefall. Es ist die Arbeit.
Die ersten zehn Minuten sind reines Nachschlagen
Clara unterrichtet mittwochs vier Stunden. Welche vier? Das steht im Stundenplan, unter ihrem Namen abgelegt, wenn Sie Glück haben, und unter vier verschiedenen Klassen, wenn nicht.
Dann die schwierigere Frage: Wer kann sie übernehmen? „Frei“ ist nicht dasselbe wie „unterrichtet gerade nicht“. Eine Lehrkraft, die bereits woanders vertritt, ist nicht frei. Jemand, der gerade seine einzige unterrichtsfreie Zeit des Tages hat, ist technisch gesehen frei, aber praktisch gesehen eine schlechte Idee.
Also wird ein Ausdruck gescannt, man behält vier Zeitfenster im Kopf und streicht Namen durch. Zehn Minuten, wenn man den Stundenplan gut kennt. Länger, wenn man für die Person einspringt, die ihn kennt.
Gehen Sie von der Abwesenheit aus, nicht vom Stundenplan
Markieren Sie Clara für den Tag als abwesend und die vier betroffenen Stunden erscheinen sofort – weil das System bereits weiß, was sie unterrichtet. Kein Suchen, kein Durchstreichen.
Für jede Stunde können Sie sehen, wer zu dieser Zeit tatsächlich frei ist: nicht „hat heute irgendwann eine Lücke“, sondern frei dann, geprüft gegen denselben Stundenplan, den alles andere auch liest. Das Nachschlagen, das zehn Minuten dauerte, ist der Bildschirm, auf den Sie bereits schauen.
Nicht jede Stunde wird vertreten, und so zu tun, als wäre es anders, hilft niemandem
Hier lügen die meisten Vertretungstools stillschweigend. Sie gehen davon aus, dass jede Abwesenheit in einer Zuweisung endet, weil das der ordentliche Fall ist.
Echte Vormittage sind nicht ordentlich. Manche Stunden bekommen eine Vertretung. Manche werden gestrichen – die Klasse wird informiert, der Raum wird frei. Und manche bleiben einfach unbesetzt: Niemand ist verfügbar, die Stunde steht im Stundenplan, und jeder muss wissen, dass sie keine Lehrkraft hat.
Alle drei sind Ergebnisse, die Sie erfassen können. Unbesetzt ist kein Fehlerzustand oder eine unerledigte Aufgabe, die Sie von einer Liste aus nervt; es ist eine Entscheidung, die Sie um 07:52 Uhr getroffen haben, weil wirklich niemand da war, und das Ehrliche ist, es zu veröffentlichen, anstatt eine Stunde so aussehen zu lassen, als wäre sie normal.
Ein Vormittag könnte so enden: zwei Stunden neu zugewiesen, eine gestrichen, eine unbesetzt. Das ist ein gutes Ergebnis, und jede dieser vier ist jetzt eine Tatsache, auf die die Schule reagieren kann.
Die Vertretung zu organisieren ist die halbe Arbeit
Hier ist der Teil, den die anderen Tools Ihnen überlassen.
Sie haben vier Entscheidungen getroffen. Nun: Der Bildschirm im Flur zeigt immer noch Clara. Die Lehrkräfte, die ihren Link beim Frühstück geprüft haben, haben die Antwort von gestern. Die Klasse, deren Stunde Sie gestrichen haben, läuft zu einem Raum, der leer sein wird. Das Sekretariat hat keine Ahnung.
Traditionell ist das eine zweite, schlimmere Arbeit – eine Gruppen-E-Mail, ein Zettel an der Tür des Lehrerzimmers, jemand, der auf dem Flur steht und eine Klasse umleitet.
Da die Vertretungen auf demselben Stundenplan leben, den alles andere auch liest, gibt es keine zweite Arbeit. Der Bildschirm an der Tür des Lehrerzimmers zeigt bereits die Vertretung. Die geteilten Links zeigen es bereits. Die Einbettung auf der Schulwebsite zeigt es bereits. Sie mussten nichts veröffentlichen; es gab nie eine separate Kopie, die aktualisiert werden musste.
Das ist das ganze Argument dafür, die Vertretung hier zu erledigen, anstatt in einem Tool, das nur Vertretungen macht.
Was die Leute sehen
Nicht jeder sollte alles sehen. „Clara ist krank“ geht den Flur nichts an; „Spanisch ist bei Anna Novak in Raum 103“ schon.
Was eine öffentliche Ansicht zeigt, kann also gesteuert werden. Die Vertretung ist sichtbar, weil die Leute sie brauchen; die Abwesenheit dahinter muss es nicht sein.
Vierzig Minuten, meist mit Entscheiden verbracht
Das Nachschlagen war nie der wertvolle Teil. Das Informieren auch nicht. Der wertvolle Teil ist das Urteilsvermögen dazwischen – wer kann das wirklich übernehmen, was lohnt es sich zu streichen, welche Klasse kommt vierzig Minuten ohne Lehrkraft aus.
Das ist der Teil, der eine Person braucht, und es ist der Teil, der auf der Strecke bleibt, wenn die anderen beiden den Vormittag auffressen.
Clara ist weg. Vier Stunden. Zwei vertreten, eine gestrichen, eine ehrlich als unbesetzt markiert – und die ganze Schule wusste es vor der ersten Glocke.