教師が07:40に欠勤の連絡
誰が空いているかを確認し、4つの授業の予定を決め、学校全体に伝える作業を毎週どこかで40分かけて行っています。
朝7時40分に電話が鳴ります。クララがインフルエンザで欠勤です。
あなたに残された時間は約40分です。その間に、どの授業が影響を受けるのか、誰が実際に代講可能か、誰も代講できない授業をどうするか、そして何より忘れられがちですが、1時限目が始まる前に400人にどう伝えるかを把握しなければなりません。
これはどの学校でも毎週起こることです。例外的なケースではなく、仕事そのものです。
最初の10分は純粋な検索作業
クララは水曜日に4つの授業を担当しています。どの4つでしょうか？それは時間割の中にあります。運が良ければ彼女の名前で、そうでなければ4つの異なるクラスの記録から探さなければなりません。
次に難しい問題です。誰が代講できるでしょうか？「空き」は「授業がない」こととは違います。すでに他の場所で代講している教師は空きではありません。その日唯一の空き時間を潰すことになる教師は、理論上は空きでも、現実的には避けるべきです。
結局、印刷されたリストを眺めながら、4つの時間枠を頭に入れ、名前を消し込んでいく作業になります。時間割を熟知していれば10分で済みますが、担当者の代わりに行う場合はもっと時間がかかります。
時間割ではなく、欠勤から始める
クララをその日の欠勤としてマークすれば、影響を受ける4つの授業が即座に表示されます。システムは彼女が何を教えているかをすでに知っているからです。検索も消し込みも不要です。
それぞれの授業について、その時間に誰が本当に空いているかを確認できます。「今日どこかに空きがある」人ではなく、その時間に空いている人が、他のすべてが読み込まれている同じ時間割と照らし合わせて表示されます。10分かかっていた検索作業が、すでに目の前にある画面で完結します。
すべての授業が代講できるわけではない。それを認めないことは誰の助けにもならない
多くの代講ツールは、この点を曖昧にしています。それらは、すべての欠勤が何らかの割り当てで解決すると想定しています。それが「きれいな」ケースだからです。
現実の朝はきれいではありません。代講が見つかる授業もあれば、休講になる授業もあります（クラスに伝え、部屋を空けます）。そして、単に代講なしとなる授業もあります。誰も空いておらず、時間割上は授業が存在するものの、教師がいないことを全員が知っておく必要があるケースです。
これら3つすべてが、記録可能な結果です。「代講なし」はエラー状態や未完了のタスクではありません。7時52分に、本当に誰もいなかったためにあなたが下した決定です。授業が通常通り行われるように見せるよりも、正直に公開する方が誠実です。
ある日の朝の結果は、代講2件、休講1件、代講なし1件となるかもしれません。それは良い結果であり、その4つすべてが、学校が対応可能な事実となります。
代講の手配は仕事の半分に過ぎない
ここからが、他のツールがあなた任せにする部分です。
あなたは4つの決定を下しました。しかし、廊下のスクリーンにはまだクララの名前が表示されています。朝食時にリンクを確認した教師たちは昨日の情報のままです。休講にしたクラスの生徒は、誰もいない教室へ向かっています。受付は何も知りません。
従来、これは二度手間で、より厄介な仕事でした。グループメールを送り、職員室のドアにメモを貼り、誰かが廊下に立ってクラスを誘導するような作業です。
代講情報が他のすべてと同じ時間割上に存在するため、二度手間は発生しません。職員室のドアの横にあるスクリーンにはすでに代講者が表示されています。共有リンクも同様です。学校のウェブサイトに埋め込まれた情報も更新されています。あなたは何も公開作業をする必要はありませんでした。更新すべき別のコピーなど存在しなかったのです。
これこそが、代講専用のツールではなく、ここで代講管理を行うべき理由です。
人々が見るもの
すべての人にすべてを見せるべきではありません。「クララが病欠」という情報は廊下に必要ありませんが、「スペイン語は103号室でアンナ・ノヴァクが担当」という情報は必要です。
そのため、公開ビューで何を表示するかは制御可能です。代講情報は必要とされるため表示されますが、その背後にある欠勤理由は表示する必要がありません。
40分のうち、ほとんどは判断のための時間
検索作業に価値はありませんでした。情報を伝えることにも価値はありません。価値があるのは、その間にある判断です。誰が本当に代講できるか、何を休講にする価値があるか、どのクラスなら40分間教師なしで対応できるか。
それこそが人間を必要とする部分であり、他の2つの作業に朝の時間を奪われると、真っ先に削られてしまう部分です。
クララが欠勤。4つの授業。2件の代講、1件の休講、1件の正直な「代講なし」の記録。そして学校全体が、最初のチャイムが鳴る前にそれを知ることができました。