Un professor truca per malaltia a les 07:40
Quaranta minuts per saber qui està lliure, decidir què passa amb quatre classes i informar tota l'escola, cada setmana, a qualsevol lloc.
El telèfon sona a dos quarts i deu de vuit. La Clara té grip i no vindrà.
Tens uns quaranta minuts. En aquest temps has de saber quines classes es veuen afectades, qui està realment lliure per fer-les, què fer amb les que ningú pot cobrir, i —la part que tothom oblida fins que les coses van malament— com avisar quatre-centes persones abans de la primera hora.
Això passa cada setmana a totes les escoles. No és un cas excepcional. És la feina.
Els primers deu minuts són només de consulta
La Clara fa quatre classes un dimecres. Quines quatre? Això està a l'horari, arxivat sota el seu nom si tens sort, o sota quatre grups diferents si no en tens.
Després, la pregunta més difícil: qui les pot fer? "Lliure" no és el mateix que "no estar ensenyant". Un professor que ja està cobrint una altra classe no està lliure. Algú que té la seva única hora sense docència del dia està tècnicament lliure, però a la pràctica és una mala idea.
Així que es converteix en un escaneig d'un imprès, mantenint quatre franges horàries al cap, ratllant noms. Deu minuts si coneixes bé l'horari. Més temps si estàs fent una substitució per a la persona que el coneix.
Comença per l'absència, no per l'horari
Marca la Clara com a absent per al dia i les quatre classes afectades apareixen de cop, perquè el sistema ja sap què ensenya ella. Sense escanejar, sense ratllar res.
Per a cadascuna, pots veure qui està realment lliure a aquella hora: no qui "té un buit en algun moment del dia", sinó qui està lliure aleshores, comprovat amb el mateix horari que llegeix tota la resta. La consulta que abans portava deu minuts és la pantalla que ja estàs mirant.
No totes les classes es poden cobrir, i fingir el contrari no ajuda ningú
Aquí és on la majoria d'eines de substitució menteixen silenciosament. Assumeixen que cada absència es resol amb una assignació, perquè és el cas més net.
Els matins reals no són nets. Algunes classes tenen un substitut. Algunes s'anul·len: s'avisa el grup, l'aula queda lliure. I algunes simplement queden sense cobrir: ningú està disponible, la classe es manté a l'horari i tothom ha de saber que no té professor.
Les tres són resultats que pots registrar. "Sense cobrir" no és un estat d'error ni una tasca pendent que et molesta en una llista; és una decisió que has pres a les 07:52 perquè realment no hi havia ningú, i el més honest és publicar-ho en lloc de deixar una classe com si fos normal.
Un matí pot acabar així: dues classes reassignades, una d'anul·lada, una de sense cobrir. Aquest és un bon resultat, i cadascuna d'aquestes quatre és ara un fet sobre el qual l'escola pot actuar.
Organitzar la substitució és la meitat de la feina
Aquí tens la part que les altres eines et deixen a tu.
Has pres quatre decisions. Ara: la pantalla del passadís encara mostra la Clara. Els professors que van consultar el seu enllaç a l'esmorzar tenen la resposta d'ahir. El grup a qui has anul·lat la classe va cap a una aula que estarà buida. Recepció no en té ni idea.
Tradicionalment, aquesta és una segona feina, pitjor: un correu electrònic grupal, una nota a la porta de la sala de professors, algú al passadís redirigint un grup.
Com que les substitucions viuen al mateix horari que llegeix tota la resta, no hi ha una segona feina. La pantalla de la sala de professors ja mostra el substitut. Els enllaços compartits ja ho mostren. L'element incrustat al web de l'escola ja ho mostra. No has hagut de publicar res; mai hi va haver una còpia separada per actualitzar.
Aquest és l'argument principal per fer les substitucions aquí en lloc d'en una eina que només fa substitucions.
Què veu la gent
No tothom hauria de veure-ho tot. "La Clara està de baixa" no és assumpte del passadís; "Espanyol és amb l'Anna Novak a l'Aula 103" sí que ho és.
Per tant, es pot controlar el que mostra una vista pública. La substitució és visible perquè la gent la necessita; l'absència que hi ha al darrere no cal que ho sigui.
Quaranta minuts, invertits majoritàriament a decidir
La consulta mai va ser la part valuosa. Tampoc ho va ser l'avís. La part valuosa és el criteri entremig: qui pot fer-se càrrec realment, què val la pena anul·lar, quin grup pot passar sense professor durant quaranta minuts.
Aquesta és la part que necessita una persona, i és la part que queda espremuda quan les altres dues es mengen el matí.
La Clara no hi és. Quatre classes. Dues cobertes, una d'anul·lada, una marcada honestament com a sense cobrir, i tota l'escola ho sabia abans del primer timbre.