Instituição e equipe
Defina a identidade da sua escola uma vez e faça com que todas as grades a herdem, e mantenha os e-mails dos seus docentes em um só lugar.
Alguns detalhes pertencem à sua escola em vez de a um único horário — seu nome, seu logotipo, seu site. Defini-los uma vez evita digitá-los novamente para cada horário que você criar.
Eles ficam na tela de dados em Configuração → Instituição, e apenas o proprietário do horário pode vê-los.
Detalhes que todo horário herda
A aba Perfil contém sua identidade em nível de conta: nome da instituição, site, logotipo e os padrões com os quais novos horários começam, como um fuso horário e um modelo de horários de sino.
A herança funciona como você esperaria: um horário que tem seu próprio valor o utiliza, e um horário que não tem, recorre à conta. Assim, um horário pode ter um logotipo departamental enquanto o restante mostra o da escola, sem que nenhum deles precise ser copiado manualmente.
Você pode vê-lo funcionando em seu painel — um horário sem logotipo próprio mostra o logotipo da conta em seu cartão.
O diretório de funcionários
A aba Diretório de funcionários mantém os endereços de e-mail dos seus professores em um só lugar, para que a mesma pessoa não seja digitada novamente para cada horário. Está disponível nos planos superiores.
Funciona comparando os professores deste horário com um grupo de pessoas mantido em nível de conta. Clique em um professor para definir ou atualizar seu endereço; adicione pessoas diretamente; ou importe uma planilha de nomes e endereços.
A correspondência é por nome exato. Um professor registrado como "A. Kaya" em um horário e "Ayşe Kaya" em outro são duas pessoas diferentes no que diz respeito ao diretório.
Isso é importante saber antes de importar: a nomenclatura consistente entre os horários é o que torna o grupo útil. A aba informa quantos professores deste horário têm um endereço, e pode mostrar apenas os que ainda estão faltando, que é a maneira mais rápida de concluir o trabalho.
Você também pode remover entradas do grupo que não correspondem mais a ninguém que esteja lecionando.
Para que servem os endereços
Uma vez que cada professor tenha um endereço, o link do horário pode ser enviado por e-mail a todos eles de uma vez. Essa é a principal razão para preencher o diretório — veja Criando e enviando links, que também explica o que esses e-mails concedem e não concedem.