Création et envoi de liens
Créez un lien de partage, ou plusieurs à la fois, envoyez-les à votre personnel et révoquez celui qui s'est égaré.
Les liens d'accès sont gérés depuis l'écran de données du planning, sous Liens d'accès. Seul le propriétaire le voit.
En créer un
Créez un lien et l'éditeur s'ouvre sur une seule phrase — toute personne disposant de ce lien peut… pour… — avec le niveau et la portée comme les deux éléments à renseigner. Définissez-les, donnez un libellé au lien et enregistrez.
Le lien lui-même se trouve à côté de la phrase avec un bouton Copier. À droite se trouve un aperçu de ce que son détenteur verra réellement, afin que vous puissiez vérifier le niveau et la portée sans ouvrir le lien vous-même.
Chaque lien dispose d'une case à cocher Activé. Le désactiver maintient le lien dans votre liste mais l'empêche de fonctionner — utile pour quelque chose de saisonnier que vous voudrez réactiver.
Créer un lot
Si vous voulez un lien par enseignant, ne les créez pas manuellement. Générer crée un ensemble complet en une seule fois : choisissez les enseignants, les groupes, les matières, les salles ou les bâtiments, choisissez un niveau pour tous, et chacun obtient son propre lien limité à cette seule entité.
Ils sont étiquetés automatiquement à partir d'un modèle que vous pouvez ajuster, avec un aperçu avant toute création, afin d'obtenir une liste lisible plutôt qu'un mur d'URL identiques.
Envoyer des liens par e-mail à vos enseignants
L'annuaire du personnel peut envoyer le lien du planning à vos enseignants par e-mail, sous Configuration → Institution. Il devient disponible une fois que chaque enseignant de la liste a une adresse e-mail, car un envoi partiel est rarement ce que l'on souhaite.
Deux façons d'envoyer
La boîte de dialogue vous demande comment vous voulez envoyer les liens.
Depuis votre propre adresse e-mail. FET Viewer exporte un fichier pour le publipostage. Le fichier contient une ligne pour chaque enseignant : le nom, l'adresse e-mail et le lien personnel de cet enseignant. Vous envoyez les e-mails depuis Gmail, Outlook ou un autre logiciel de messagerie, il n'y a donc pas de limite par heure. La boîte de dialogue vous donne un message à coller dans le publipostage.
Le fichier contient le lien privé de chaque enseignant qui y figure. Gardez le fichier privé et supprimez-le après avoir envoyé les e-mails. Avant l'export, vous cochez Je garde ce fichier privé.
Un enseignant qui s'est désabonné de nos e-mails figure dans le fichier, avec une note. Le désabonnement arrête seulement les e-mails que FET Viewer envoie.
Depuis FET Viewer. Nous envoyons un e-mail à chaque enseignant. La suite de cette section décrit cette façon.
La boîte de dialogue vous montre ce qui se passe avant d'envoyer quoi que ce soit. Elle liste chaque enseignant et son adresse e-mail. Elle indique si cet enseignant a déjà un lien, ou si l'envoi en crée un. Elle marque chaque personne qui s'est désabonnée de votre courrier. Elle vous indique quand un envoi précédent s'est arrêté en cours de route.
Vous confirmez après avoir lu ceci, pas avant.
L'envoi s'effectue par tranches avec une barre de progression. Si vous fermez l'onglet en cours d'envoi, la tâche vous est reproposée comme Continuer l'envoi plutôt que d'en démarrer une seconde — personne ne reçoit l'e-mail deux fois.
Un envoi important peut se mettre en pause en cours de route et le signaler. Il y a un plafond sur la quantité de courriers qui quittent le site en une heure, partagé par tout ce qui envoie, et l'atteindre arrête l'envoi plutôt que de le dépasser. La boîte de dialogue vous indique qu'il est en attente et ce qu'il attend ; l'envoi reprend de lui-même et se termine sans que vous ayez à faire quoi que ce soit. Il est régulé, pas bloqué.
Chaque enseignant reçoit son propre lien privé
L'envoi crée un lien pour chaque enseignant, limité à cet enseignant seul. Un enseignant qui ouvre son lien voit son propre planning. Il ne voit pas le reste de l'établissement.
Vous pouvez retirer le lien d'un enseignant individuellement. Les autres enseignants conservent les leurs.
Un lien fonctionne pour quiconque le détient. Traitez-le comme un mot de passe. Un enseignant qui transmet son lien divulgue sa propre vue.
La boîte de dialogue ne vous montre jamais le lien lui-même, car un lien est une information d'identification. La liste vous indique seulement si un enseignant en a un.
L'envoi nécessite un lien partageable sur le planning avant de pouvoir émettre des liens privés. Si le planning n'en a pas, la boîte de dialogue le signale et n'envoie rien.
Retirer un lien
Deux façons, pour deux situations :
Renouveler le secret émet un nouveau lien et désactive immédiatement l'ancien. Utilisez ceci si un lien a fuité ou a été transmis à un endroit non désiré : les personnes qui devraient l'avoir reçoivent la nouvelle adresse, et quiconque a l'ancienne n'obtient rien.
Supprimer le lien le supprime entièrement.
Désactiver Activé est le juste milieu réversible lorsque le lien est valide mais ne doit pas être actif pour le moment.