Établissement et personnel
Définissez l'identité de votre école une fois, laissez chaque planning l'hériter, et centralisez les adresses e-mail de vos enseignants.
Certains détails appartiennent à votre école plutôt qu'à un seul emploi du temps — son nom, son logo, son site web. Les définir une fois évite de les saisir à nouveau pour chaque emploi du temps que vous créez.
Ils se trouvent sur l'écran de données sous Configuration → Institution, et seul le propriétaire de l'emploi du temps peut les voir.
Détails que chaque emploi du temps hérite
L'onglet Profil contient votre identité au niveau du compte : nom de l'établissement, site web, logo, et les valeurs par défaut avec lesquelles les nouveaux emplois du temps commencent, telles qu'un fuseau horaire et un modèle d'horaires de sonnerie.
L'héritage fonctionne comme vous l'espéreriez : un emploi du temps qui a sa propre valeur l'utilise, et un emploi du temps qui n'en a pas revient au compte. Ainsi, un emploi du temps peut afficher un logo de département tandis que les autres affichent celui de l'école, sans qu'aucun d'eux ne soit copié manuellement.
Vous pouvez le voir fonctionner sur votre tableau de bord — un emploi du temps sans logo propre affiche le logo du compte sur sa carte.
L'annuaire du personnel
L'onglet Annuaire du personnel conserve les adresses e-mail de vos enseignants en un seul endroit, afin que la même personne ne soit pas saisie à nouveau pour chaque emploi du temps. Il est disponible avec les forfaits supérieurs.
Il fonctionne en faisant correspondre les enseignants de cet emploi du temps avec un répertoire de personnes géré au niveau du compte. Cliquez sur un enseignant pour définir ou mettre à jour son adresse ; ajoutez des personnes directement ; ou importez une feuille de calcul de noms et d'adresses.
La correspondance se fait par nom exact. Un enseignant enregistré comme « A. Kaya » dans un emploi du temps et « Ayşe Kaya » dans un autre est considéré comme deux personnes différentes par l'annuaire.
C'est bon à savoir avant d'importer : une nomenclature cohérente entre les emplois du temps est ce qui rend le répertoire utile. L'onglet vous indique combien d'enseignants de cet emploi du temps ont une adresse, et peut vous montrer uniquement ceux qui manquent encore, ce qui est le moyen le plus rapide de terminer le travail.
Vous pouvez également supprimer les entrées du répertoire qui ne correspondent plus à aucun enseignant.
À quoi servent les adresses
Une fois que chaque enseignant a une adresse, le lien de l'emploi du temps peut leur être envoyé par e-mail à tous en même temps. C'est la principale raison de remplir l'annuaire — voir Créer et envoyer des liens, qui explique également ce que ces e-mails accordent et n'accordent pas.